Aufbewahrungsfristen: Was wie lange aufbewahren?
Immer wieder tauchen diese Fragen in der Praxis auf. z.B. Überweisungen, AU-Bescheinigungen und Arztbriefe
Aufbewahrungsfristen: Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Augenärzte behandeln im Vergleich zu anderen Facharztgruppen relativ viele Patienten, durchschnittlich kommt es nur zu 1,5 Arzt-Patienten-Kontakten je Patient und Quartal. Aber auch wenn nur Untersuchungen des Visus und Verordnungen von Sehhilfen erbracht werden: auch Augenärzte müssen die Dokumentationen der erhobenen Befunde usw. jahrelang aufbewahren. Dies gilt selbst dann, wenn die Patienten nicht mehr in die Praxis kommen, sei es, weil sie sich anderweitig behandeln lassen oder auch, weil sie verstorben sind.
Gemäß $ 57 Bundesmantelvertrag sind Patientenakten bis zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren und müssen jederzeit zur Verfügung stehen, elektronisch gespeicherte Daten müssen entsprechend lange gesichert und abrufbar sein. Zu dokumentieren sind: Anamnese, Befunde, Diagnose(n) Behandlungsmaßnahmen, Medikation, Eingriffe und deren Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen, Tage der Behandlung und veranlasste Leistungen.
Für Augenärzte sind folgende Fristen relevant:
-Arztbriefe: 10 Jahre
-Überweisungen: 10 Jahre
-Abrechnungsunterlagen: bis zu 10 Jahre, u.a. wegen der Fristen der Finanzämter für Steuerunterlagen
-AU-Bescheinigung (Durchschlag des Dreifachsatzes): 1 Jahr
-D-Arzt-Verfahren: 15 Jahre Behandlungsunterlagen, falls ein Augenarzt in die Behandlung bei einem Berufsunfall eingebunden ist
-Patientenakte mit Befunden (auch Operationsberichte), Aufzeichnungen usw.: 10 Jahre
-Histologische /zytologische Befunde, ggf. einschl. Präparate: 10 Jahre
-Verordnungen von Krankenhausbehandlungen, Heilmitteln: 10 Jahre
-Lieferscheine Sprechstundenbedarf: 2 Jahre
-BTM-Rezepte (Durchschlag Teil III des Dreifachsatzes): 3 Jahre, ebenso die BTM-Anforderungsscheine
Hinweis: Das Ausfüllen der BTM-Rezepte muss exakt den Vorgaben erfolgen. Fehlerhaft ausgefüllte Rezepte können nicht eingelöst werden, nicht korrekt ausgestellte BTM-Rezepte müssen vollständig (der komplette Dreifachsatz) drei Jahre aufbewahrt werden. Bei Überprüfungen der BTM-Verordnungen durch eine zuständige Behörde (meist ein Gesundheitsamt) fallen fehlende Rezepte bzw. Durchschläge auf, weil die BTM-Rezepte fortlaufend nummeriert sind.
Anmerkung: Sowohl bei regulären als auch bei BTM-Rezepten sind in der Patientenkartei die Art und der Umfang der Verordnungen zu vermerken und (mindestens) zehn Jahre aufzubewahren.
-Bei der KV eingereichte Quartalsabrechnungsunterlagen: Eine Frist zur Aufbewahrung ist nicht festgelegt. Da es sich nicht um Behandlungsunterlagen handelt, gilt die 10-Jaresfrist nicht. Im eigenen Interesse sollten diese Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, um diese zur Verfügung zu haben, wenn es z.B. zu einer Prüfung der Behandlungs- oder Verordnungsweise kommt.