Qualitätsmanagement neu definiert
Digitale Tools erfolgreich implementiert und Zertifizierung gesichert: Die renommierte Augenärztliche Gemeinschaftspraxis Wiesbaden-Biebrich mit rund 20 Mitarbeitern stand vor einer kritischen Herausforderung im Bereich ihres Qualitätsmanagements (QM). Bislang war das QM-System in Form von größtenteils nicht mehr aktuellen und unvollständigen Papierdokumenten organisiert und basierte weitgehend auf dem Erfahrungswissen einzelner langjähriger Mitarbeiter.
Das Problem verschärfte sich, als eine erfahrene leitende Angestellte aus der Praxis ausschied. Dadurch gingen wesentliche Informationen über Abläufe, Qualitätsstandards und Zertifizierungsanforderungen verloren. Dies führte zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit und Unklarheiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Das hatte zur Folge, dass auch die bestehende ISO 9001- Zertifizierung gefährdet war. Diese ist nicht nur ein Qualitätssiegel, sondern auch eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit wichtigen Partnern und eine Garantie für die Patientensicherheit. Der Verlust der Zertifizierung hätte erhebliche Auswirkungen für die Praxis gehabt.
Zielsetzung
Die Augenarztpraxis setzt sich das Ziel, ein modernes, digitales Qualitätsmanagementsystem (QMS) einzuführen, das speziell auf die Anforderungen der Augenheilkunde abgestimmt ist. Der Fokus liegt auf einer nachhaltigen und effizienten Organisation von Prozessen sowie einer besseren Wissenssicherung und -weitergabe. Die Hauptziele umfassen:
Implementierung eines digitalen QM-Systems
Einführung einer zentralen digitalen Plattform, die es ermöglicht, alle relevanten Prozesse, Standards und Arbeitsanweisungen zu dokumentieren und für alle Mitarbeiter leicht zugänglich zu machen.
Integration einer mobilen App
Bereitstellung einer mobilen App, die den Zugriff auf QM-Dokumente, Checklisten und Protokolle direkt am Arbeitsplatz oder während der Patientenbetreuung ermöglicht, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.
Etablierung einer spezifischen Lernplattform für die Augenheilkunde
Aufbau einer digitalen Lernplattform mit praxisorientierten Schulungsmodulen, die Themen wie rechtliche Anforderungen, Hygienestandards und Patientenkommunikation abdeckt.
Wissenssicherung und Standardisierung
Sicherung und Dokumentation des bisher impliziten Wissens der langjährigen Mitarbeiter, um dieses nachhaltig zu bewahren und für alle verfügbar zu machen.
Sicherung der ISO 9001-Zertifizierung
Durch die Einführung strukturierter und nachvollziehbarer Prozesse soll die Einhaltung aller Anforderungen der ISO 9001 gewährleistet und somit die Zertifizierung langfristig gesichert werden.
Förderung der Mitarbeiterentwicklung und -zufriedenheit
Verbesserung der internen Kommunikation und des Teamwissens durch einfache Zugänglichkeit und gezielte Schulungsangebote, was die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation steigern soll.
Mit der Umsetzung dieser Maßnahmen und der Implementierung der NUMERAS Suite möchte die Praxis nicht nur ihre Zertifizierung sichern, sondern auch die Qualität der Patientenversorgung weiter verbessern, um die Praxis zukunftssicher aufzustellen.
„Ich bin ein großer Fan der NUMERAS Suite, weil sie uns nicht nur geholfen hat, unsere Prozesse zu strukturieren und die ISO-Zertifizierung mühelos zu bestehen, sondern auch ein echtes Sicherheitsnetz für unsere Praxis geschaffen hat. Endlich haben wir eine zentrale Wissensplattform, auf die sich jeder verlassen kann und zu der jeder Zugriff hat – das schafft Vertrauen, spart enorm viel zeit und verbessert die Qualität unserer Arbeit.“
Dr. med. Anette Troost, ärztliche Qualitätsbeauftragte
Ergebnis
Die Einführung des digitalen Qualitätsmanagementsystems war ein voller Erfolg und brachte der Augenarztpraxis zahlreiche Vorteile, sowohl im operativen Betrieb als auch bei der Einhaltung externer Vorgaben:
ISO-Zertifizierung beim TÜV SÜD stressfrei bestanden
Die Praxis absolvierte die ISO 9001- Zertifizierung ohne Abweichungen. Die gut dokumentierten und strukturierten Prozesse überzeugten die Auditoren, sodass die Zertifizierung ohne Nachbesserungen erneuert wurde.
Nachweis der gesetzlichen Vorgaben bei behördlichen Begehungen
Bei behördlichen Kontrollen konnte die Praxis alle relevanten gesetzlichen Anforderungen und Nachweise (z. B. zu Hygiene, Patientensicherheit und Datenschutz) lückenlos und unkompliziert vorlegen, was zu einer schnellen und reibungslosen Abwicklung führte.
Erleichterte Einarbeitung der neuen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB)
Die digitale Plattform bot der neuen QMB eine klare Übersicht über alle Abläufe, Verantwortlichkeiten und QM-Dokumente. Die Einarbeitung verlief deutlich effizienter, wodurch sie sich schneller in ihre Aufgaben einarbeiten konnte.
Einhaltung der gesetzlich geforderten Schulungen
Die integrierte Lernplattform ermöglichte es der Praxis, alle verpflichtenden Schulungen – beispielsweise zu Hygienevorschriften, Arbeitsschutz oder Datenschutz – fristgerecht und dokumentiert durchzuführen. Dies sorgte für Rechtssicherheit und höhere Mitarbeiterkompetenz.
Verbesserung der internen Kommunikation
Die digitale App und Plattform förderten die Zusammenarbeit zwischen den Teams. Dank des zentralen Zugriffs auf Informationen und klar dokumentierter Abläufe konnten Missverständnisse reduziert und die Kommunikation im Arbeitsalltag deutlich verbessert werden.
Zusammenfassung
Mit der Einführung der NUMERAS Suite konnte die Praxis nicht nur ihre ISO-Zertifizierung sichern, sondern auch den Praxisalltag nachhaltig optimieren. Die Qualität der Patientenversorgung wurde verbessert, der Verwaltungsaufwand reduziert und die Praxis ist nun zukunftssicher aufgestellt, um auch kommende Herausforderungen in der Augenheilkunde erfolgreich zu meistern.